Green Tag Equipment
处理大学自有(绿色标签)设备的指南如下. 请注意，所有设备均受 University Policy 19.054: Equipment Inventory Control.
有关以下程序的问题，以及所有表格，请发送至 finance.equipmentinventory@shichengjigou.net.
请使用设备清单 Quick Reference Guide 协助拉出贵公司的库存清单.
Guidelines
Receipt of New Equipment
- 当使用部门直接从供应商处收到时, 设备盘存办公室将对设备进行定位和标记.
- 通过newbb电子平台基金会(OUF)作为礼物收到的设备将在接收方系联系人的协助下被标记. 库存记录所需的必要信息将由公开基金和部门决定. 如果你的部门收到的礼物不在你的库存清单上，请通知设备库存. 礼品与购买的任何设备都有相同的标签标准. 在收到的财政年度中记录它们是很重要的.
Tagging of New Equipment
分配给一件设备的标签编号是在库存控制系统中建立单位记录的中心机制. 每条记录必须包含有关该项目的以下信息:
- 负责设备分配的人员
- Description of equipment
- 序列号或制造商识别号码
- Original cost
- 采购订单号(如适用)
- Acquisition date
- Disposition date
- Category
- 设备分配到的部门
- 地点(建筑和房间号)
设备、维护和处置状态的变化
设备状态的变化必须由负责设备的部门报告给财务. The 设备状态变更表(Excel) should be used for this purpose. 身份的变化将在发生时报告，并根据需要报告给保荐机构. 状态变化的例子包括:
- Stolen
- Scrapped (i.e., sent to Campus Recycling)
- Traded in
- Returned to vendor
- 调到其他部门或负责人
- 搬迁到不同的房间或建筑
所有被认为是多余的设备都要通过联系处理 Moving and Surplus.
学校拥有的设备只有在系主任允许的情况下才能搬离校园. 带离校园的设备必须在学校工作人员的监督下使用. A 带设备校外申请表(Excel) 在将设备带出校园之前，必须填写并将一份副本送到设备库存办公室, 当设备还回来的时候.
Biennium Inventory
Every two years, 设备盘存处将给各部门联系人发电子邮件，就审计设备的过程提出建议. 这将在3月31日或9月30日之后尽快发生. 该清单应由部门核实，并在设备状态变更表上向设备库存办公室报告所有更正. 电子邮件附带的认证必须由部门主管签名，并与变更清单一起返回.
Please see Biennial Certification for more information.
Quarterly Inventory
每季度，设备库存办公室将通过电子邮件与各部门联系. 这封电子邮件将包括对部门设备进行季度检查的说明. 本次审核期间不需要退回文件. 季度盘点严格提醒各部门进行设备盘点.
Audits
设备库存将由国家审计员和大学会计人员定期审计. 因此，所有影响移动设备的交易都必须妥善记录.
员工分配设备
当员工离开大学并被分配资产时，需要通知设备库存办公室. 请使用OBIEE中的设备库存仪表板来确定员工是否有分配给他们的资产. 如有必要，请将填写好的设备状态变更表与新的联系人一起发送给设备库存办公室, see instructions above.
请参阅下面的代码片段来获取终止员工列表. 如果高亮区域被标记为“Y”，则在点击“newbb电子”后，只会显示分配给被解雇员工的资产。
