Petty Cash and Change Funds

Definitions

找零基金-部门用来为购买商品或服务的顾客找零的一笔钱. 销售此类商品或者服务，必须事先通过适当渠道获得批准. This fund should never 用于购物、兑现支票、发放贷款或预付旅行费用. 短期销售活动可申请临时变更资金.
零用现金基金-由一个部门持有的一笔数额的钱，用来做小额的, 在正常的付款方式不符合成本效益或不合适的情况下，偶然从当地供应商处购买不超过50美元的物品. 建议使用其他付款方式, 因此，活跃的零用现金资金的数量受到限制.
受托人-被授权批准部门账户支出的部门主管或预算单位经理. 受托人负责确保资金的实际安全, 是否应向管制员或主管报告任何异常活动审计、风险和合规办公室, 定期进行未通知的现金盘点, 并最终对该基金负有财务责任，并将解决任何无法解释的差异.
保管人-负责基金日常运作和维护的部门员工, 确保及时准备存款或补货, 并应报告任何异常活动的控制器或审计、风险和合规办公室.
备用保管人-当他或她不在时，备用保管人的职责和职责与保管人的职责和职责相同.

Processes

接收新基金的现金或增加基金金额-
Complete and email a Petty Cash/Change Fund Request Form to finance@shichengjigou.net for finance approval. 批准后，您可以将表格带到财务主管办公室领取现金. Send an email to cashier@shichengjigou.net 至少两个工作日之前，你需要安排接机. 对于地区校区，该表格应与填写的 Direct Payment Form 到应付账款，你将收到一张支票的邮件.
减少基金金额或关闭基金-填妥并电邮a Petty Cash/Change Fund Request Form to finance@shichengjigou.net. C填写存款表格，注明基金的适当现金帐户，并按往常存入资金. 现金账户可以在初始资金申请表上找到，也可以联系 finance@shichengjigou.net.

CHANGING THE FIDUCIARY, CUSTODIAN, 和/或备用保管人-当负责基金的员工离开部门或大学时, an updated Petty Cash/Change Fund Request Form and Reconciliation Form needs to be completed and emailed to Finance@shichengjigou.net.

调整变更资金-变更资金应在使用的每一天进行平衡，或至少每周进行一次 Reconciliation Form and records kept.
核对零用现金资金-零用现金资金应至少每月在会计报表上进行平衡 Reconciliation Form and records kept.

TIPS TO AVOID COMMON AUDIT FINDINGS

按要求完成对账.
至少每年或每次基金管理人员变动时，将组合更改为安全或关键位置.
及时存款并维护现金收入记录，用于现金对账. Receipts greater than $1,须于下一个营业日存入$ 000，收据少于$1,需要在3个工作日内存入.
超支和短缺应记录到目标770720，使用适当的部门成本中心. 长期的过剩和短缺可能表明内部控制存在缺陷，应该对其进行分析，以便进行可能的过程改进.
Update forms and email them to Finance@shichengjigou.net 当负责基金的员工离开部门或大学时.
根据现金收付频率或小额购买频率的变化，确定基金是否应该关闭或减少.
每笔零用现金基金和每笔零钱基金都应与所有其他现金基金分开.
Confirm that the Bursar has a 部门现金收款申请证明您同意收取现金的文件.

PROCEDURES IN CASE OF THEFT

如果短缺已经发生，并且短缺无法解释, 那么审计长或审计署就必须这样做, Risk, 和合规联系，看看是否需要联系警方可能发生的盗窃.

Change locks or combination to safe.

如有需要，通知newbb电子平台警察局.

通知一般会计和财务报告(GAFR).

一份事件报告需要送到总会计和审计办公室, Risk, 并详细说明盗窃当天发生的事情.

FOR FURTHER GUIDANCE

Questions? 联系一般会计和财务报告在 Finance@shichengjigou.net or 740-597-3133