充实的事务

并发事务系统

newbb电子平台使用同意来发布万事达卡的支付卡交易. 在同意中发布交易仅仅意味着持卡人或代理人现在可以看到交易，以便进行验证. 任何与核对和批准信用卡交易相关的处理日期都是从同意中的邮寄日期开始计算的. 当交易报告在同意中提交并随后被批准时，作为审批人, 这些交易将被公布在大学的财务报表上.

及时确认交易

确认交易涉及将其分配给正确的帐号和目标代码, 附上所有必需的文件, 提供充分的业务目的，并获得批准. 持卡人有28个日历天来核对交易并提交报告. 审批者有9个日历天的时间在同意中批准报告. 我们鼓励持卡人尽快证明他们的PCard交易.

在报告被批准后, 交易被转移到Oracle财务系统(也称为Ebiz)。. 这些交易通常在批准后的第二天发布到Ebiz，并将在第二天在Oracle商业智能(奥比)仪表板中可见. 及时核对交易，确保您和您的部门能够尽快了解您的真实财务状况. 在赠款基金的情况下, 发起人只有在这些费用出现在财务报表中才能开具发票.

费用报告命名惯例

所有PCard交易都被拉入同意中的费用报告中. 报告应该根据其包含的事务类型以不同的方式命名. 使用以下命名约定: 

• 报告类型-必须在报告上贴上下列前两个字母的标签:
  • TR:与旅游相关的交易
  • PC:仅限PCard费用
  • RE:非差旅报销-不要在RE报告中提交差旅报销请求
• 我们建议在TR、PC或RE之后标注“同意”报告，如下所示:
  • 旅客PCard持有人姓氏的前四个字母
    • 持卡人代购的, 或者是部门卡, 持卡人/托管人可以使用他们代表购买的个人姓氏的前4个字母来跟踪他们的支出.
  • 日期与4位数字的年份(第一次旅行日期, 交易日期, 最老的交易日期(如果有多个日期.g. PCSMIT08242023

如果同一旅行事件发生额外费用，需要在以后的日期额外报告, 命名约定将继续包括字母A的添加, B, C, 等. 到原始报告. 不要等待旅行的所有费用打到你的同意账户, 导致策略内的延迟事务.

分项收入

购买PCard必须有详细的收据, 购买的物品列表是什么, 每件商品的金额, 以及每笔交易的总金额. 网上订单需要一份详细列出所有费用的订单副本.

分项收据被定义为发票, 收银收据, 销售单, 或载有下列资料的装箱单:

• 业务/供应商名称和位置
• 购买日期
• 所购物品说明
• 所购物品的价格
• 采购总额
• 付款方式(有时包括在内，但并非总是如此)
• 附上装箱单(如有)

收据的电子副本可以接受. 手写收据必须由供应商的雇员签署. 如果收银机没有详细记录购买的物品, 这应清楚地写在磁带上，以便为所购买的产品提供适当的描述. 如果你有包装单，你也应该附上它作为购买的备份.

商业目的

商业目的是一个关键的信息，是必要的每一个购买你的个人信用卡. 使用大学经费或申请大学经费报销时, 明确的业务目的的文件是必需的，以便审批人, 和/或审计师可以合理地得出结论并同意该支出是适当的业务支出.

商业目的是一份充分描述必要费用的报表, 合理的, 和适当的大学业务费用.  所有费用必须支持或推进大学的目标、宗旨和使命.

费用审批人有责任确定费用是否符合业务目的准则，以及费用是否为必要的业务费用.

在定义业务目的时, 5个“w”(谁), 什么, 在哪里, 当, 为什么)可以帮助你创建一个记录良好的商业目的:

• 谁:文件必须明确注明谁的费用或谁参加了由大学资助的活动.
  • 例子:
    • 商务餐:John Smith(大学外宾)和Susie Bobcat.
    • 教室用品:历史101，史密斯教授
• 什么:大学需要知道发生了什么类型的事件或活动，或者购买了什么. 所有收据或发票应逐项列出.
  • 例子:
    • 两份主菜，两份饮料，还有一份甜点
    • 3本笔记本和一盒黄色荧光笔
• 地点:记录业务活动发生的地点. 例如:亚特兰大XYZ会议的酒店房间
• 当:记录事件发生的时间. 例如:5/3/2022毕业酒会.
• 原因:最重要的是, 证明为什么费用对大学来说是合理和适当的.  “为什么”应该包括花费的主要原因.