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随团旅游 and 事件s 程序

有效的周一, 4月1日, 2019, 克里斯托弗森商务旅行(CBT)是newbb电子平台所有旅行相关业务(个人旅行)的新首选供应商, 随团旅游, 和事件).

定义

  • 随团旅游 定义为在同一行程中有10张机票或10个酒店房间的旅行.  预期是整个集团将有一个单一的付款来源. 
  • An 事件 定义为在确定的时间和地点发生的有计划的业务事件, that will need any combination of 酒店 rooms, 运输, 餐饮, 会议室, 设备和/或场地. 虽然 强烈推荐, booking events through CBT is not required. 
  • 俄亥俄州的客户 是否有来自newbb电子平台的人要求团体旅行或活动协助.
  • 供应商 is the company providing the travel service, 可能是一家航空公司, 酒店, 会议地点, 乘公共汽车去公司, 承办酒席的人, 等.
  • CTA 中央旅游帐户虚拟卡是否可用于支付团体旅游及活动费用. The only way to access this card for group travel is booking through CBT. 
  • newbb电子平台买 (BCB) 电子采购系统是否将用于不接受信用卡的团体旅游和活动供应商.

程序

Printable version of the 俄亥俄州 随团旅游 and 事件 程序

任何需要预订团体旅行的俄亥俄州客户都必须遵循以下程序.

  1. The 俄亥俄州的客户 will fill out the newbb电子平台 随团旅游 Request form, available on travel website or by calling CBT directly at 866.266.8806 and selecting option two (2) to request the form. 该表格要求提供以下信息，以便向CBT提供足够的细节，以便与供应商接洽并做出必要的安排:
    1. 旅行日期
    2. 旅行目的地
    3. Hotel and 酒店 area you are interested in
    4. Ground 运输, car rentals or other 运输 needs
    5. Catering or 会议室
    6. 需要的饭菜，e.g. 酒店免费早餐
    7. Other specific desired amenities (e.g, audio/visual equipment, 会议室, 等.)
    8. Primary contact for the travel/event. There should only be one point of contact.
  2. Send the completed newbb电子平台 随团旅游 Request Form to 俄亥俄州@cbtravel.com. 表单发送后, CBT的旅行计划员将在一个工作日内联系俄亥俄州的客户开始流程.
  3. 在初次联系之后，CBT旅行计划人员将审查表格上的要求，并确定是否需要俄亥俄客户提供其他信息.
  4. Once the scope of the request is fully defined, the CBT travel planner will provide an estimate of total of cost, 通过供应商并确定是否符合大学的竞争性招标要求. 如果单个供应商预计超过5万美元的投标限额，则需要俄亥俄州的RFP. The CBT travel planner will engage the 俄亥俄州 采购 Commodity Manager, at purchasing@俄亥俄州.edu or 740.597-6446, to complete the necessary bidding process. CBT是首选供应商，但俄亥俄州的客户仍然必须遵守大学对任何超过50美元的供应商的竞争性招标要求,000英镑限价.
    1. 商品经理将与俄亥俄州的客户合作，执行征求建议书(RFP). 看到 RFP的指导方针 过程.
    2. Once RFP is completed and 供应商 is selected, skip to step 6.
  5. 俄亥俄州的客户 will receive via email, from the CBT travel planner the proposed options for their travel request. Proposal will include at a minimum;
    1. 定价
    2. 位置
    3. 设施
    4. 额外的优惠

Expected response times for travel proposals from CBT are as follows:

  • If provided 9 or more months out – 3 weeks to deliver proposal
  • If provided 4-9 months out - 2 weeks to deliver proposal
  • If under 3 months - 1 week deliver proposal
  • An exception for a quicker turnaround can always be requested.

CBT需要十(10)个工作日来为整个计划的旅行或活动提供最佳服务，但不能保证在10个工作日内交付. 

  1. 俄亥俄州 Customer will confirm with CBT travel planner via email, their choice from the options presented. CBT旅行规划师将起草合同(合同将是使用俄亥俄州语言的CBT合同)，并与俄亥俄州客户确认细节是否正确. 俄亥俄州客户将与CBT旅行计划员批准合同草案中的旅行/活动细节.
  2. CBT旅行计划人员将向供应商提交合同，并要求提供以下补充信息:
    1. CBT旅行规划师将向供应商提供相应的州免税证明.
    2. CBT travel planner will obtain insurance for non-national chain 酒店s, 宪章, 公共汽车, 豪华轿车, 和航天飞机, 餐厅, 酒店老板, and non-traditional housing as defined in the Contract and Insurance Matrix and send Certificate of Insurance to contracts@俄亥俄州.edu.
    3. CBT将获得食品许可证(如非全国性连锁餐饮/餐厅需要)并将许可证发送给 contracts@俄亥俄州.edu.
    4. CBT will send contract to contracts@俄亥俄州.edu for review by 俄亥俄州 采购
  3. 俄亥俄州 采购 will review the contract, 如果俄亥俄不接受条款和条件，请划红线(编辑合同)并返回给CBT旅行计划. CBT旅行计划人员将与供应商协商条款和条件，以符合俄亥俄州的要求.
  4. 一旦条款和条件最终确定，俄亥俄采购将签署并将其返回给CBT. CBT travel planner will return the signed contract to the 供应商.
  5. Once the contract is counter-signed by the supplier, CBT travel planner will provide the fully executed contract to contracts@俄亥俄州.edu and a reference copy to the 俄亥俄州 Customer.
  6. CBT travel planner will confirm with 供应商 the acceptable methods of payment.
    1. If 供应商 accepts credit card, the CTA will be used. 直接跳到步骤12.
    2. 如果供应商不接受信用卡付款，则必须通过BCB发出订单
    3. CBT will inform 俄亥俄州的客户 that a PO must be issued from BCB
    4. 俄亥俄州的客户 will confirm if 供应商 exists in BCB database
      1. If 供应商 is new to BCB, 俄亥俄州的客户 will request that CBT travel planner obtain, 完整执行的供应商W9/W8和俄亥俄州供应商/收款人信息表(SPIF).
      2. CBT将把完成的W9/W8和SPIF提供给俄亥俄州客户，用于BCB服务协议申请.
      3. 俄亥俄州的客户 will enter a services agreement requisition in BCB, attaching new supplier information and executed contract. 如果俄亥俄客户需要在BCB中输入服务协议申请单的说明, 请参阅 Services Agreement Quick Reference Guide
      4. PO is created in BCB and automatically sent to the 供应商
      5. 俄亥俄州客户将要求采购部门向CBT旅行计划人员提供订单.
  7. CBT旅行计划人员将通过向供应商提供带有信用卡授权表格的CTA卡或确认供应商收到BCB订单来确保并确认预订.
  8. CBT旅行计划人员将向俄亥俄客户提供旅行/活动已预订并已与供应商确认的官方确认. Confirmation will include;
    1. 旅行 details, itinerary, location, price, 等.
    2. 存款日期
    3. 最后付款期限
    4. Dates to provide final rooming lists
    5. 航空舱单(名单必须包括护照和政府签发的身份证件上的姓名).
    6. Other key deliverables (ie, visas, passports, immunizations, 等.)
  9. CBT将确保所有付款都按照计划进行，并将与俄亥俄客户合作，确保满足所有必要的交付成果.
  10. CBT旅行规划师将在旅行前72小时向俄亥俄州旅行经理和俄亥俄州客户提供最终的旅行文件(包括包机号), 公共汽车时间, 供应商联系方式, 等.).
  11. CBT will provide 供应商 with primary 俄亥俄州 contact. 
  12. For any travel assistance, 变化, or disruptions during the trip/event, the 俄亥俄州的客户 should contact CBT at 866-266-8806 and select option one (1), 请求协助.  如果是国际旅行，而前面的号码不起作用，请联系CBT 682.233.1914. 为了在下班后获得更快的服务，请参考代码6LV来标识自己是俄亥俄州客户.
  13. If any 变化 are made to travel during the trip, 请与指定的CBT旅行规划师联系，让他们了解变更情况. This will ensure all final billings are accurate after travel.
  14. CBT旅行计划员将从供应商处收到最终发票，并在发送给俄亥俄客户之前对其准确性进行审核.
  15. 俄亥俄客户应在活动后15天内以书面形式证明费用.  如果BCB PO是付款方式，俄亥俄客户将把发票转发给 账户.payable@俄亥俄州.edu 进行处理.
  16. Any travel or event cancellations, or status inquiries of previously submitted requests, should be directed to the CBT travel planner assigned to original request.