国际协议程序
俄亥俄州的一个部门, 寻求与国际伙伴正式合作的项目或个人必须咨询其学术或行政单位的适当管理人员以及全球事务办公室(OGA)。. 一般LOI、谅解备忘录、AA和RSEA的模板都是可用的 在线 或应OGA的要求. 这些协议必须由代表大学国际理事会的全球协议审查委员会(GARC)批准。.
探索及初步考虑
1. 初步接触和伙伴关系探索: 在大多数情况下, 最初的接触是在newbb电子平台的个别教师和/或管理人员与合作机构之间进行的. 教师或行政领导负责与合作机构保持联系并监督合作活动. 通常在这一阶段举行一般性讨论，重点是潜在活动的目标和目的. 评估俄亥俄州和合作机构是否很合适是至关重要的. 以下是一些指导性问题，可以帮助发展强大和可持续的合作:
a. 这种合作关系为两所院校提供了什么价值? 是否有明显的活动史? 预期会有广泛的活动吗, 比如学生的流动性, 研究协作(s), 教师流动, 以及学术项目?
b. 这个机构会成为newbb电子平台合适的合作伙伴吗? 两所院校是否都有能力发起并为合作做出贡献?
c. 与该机构的合作是否有足够的吸引力来吸引俄亥俄学生和教师的参与? 合作院校有哪些共同/互补的成果/目标/愿景?
d. 是否会有进一步的具体活动协议?
e. 潜在的风险是什么?
2. 内部讨论: 教师或行政领导应咨询他/她的单位, 部门, 确保得到相应部门主管的支持和批准. 概述这两个机构的方案工作范围和目标是有帮助的. 工作范围应规定拟议计划的要求，并在合作/协议期间实现明确的战略目标。. 应考虑短期和长期的目标和目的. 可以考虑以下问题:
a. 程序化的设想是什么? 例如:教员交流, 学生交流, 举办研讨会或培训项目, 或者是一个重点研究项目?
b. 这种制度关系是否必要，是否与单位目标一致, 以及, 与俄亥俄州的战略倡议和全球战略相一致?
c. 提议的活动对newbb电子平台的教学、研究和外展使命有何贡献?
d. 对newbb电子平台的学生和教师以及合作院校的学生和教师有什么吸引力?
e. 需要什么样的资源啊? 会有外部资金吗?
路由
1. 提交全球合作协议提案(GCAP): 开始这个过程, 教师或行政领导填写并提交签名的GCAP到全球事务办公室(OGA) globalaffairs@俄亥俄州.edu. GCAP为提出的国际协定的正式审查和批准程序提供了基础. 在任何教师或学院承诺与合作机构建立国际协议之前，必须填写并批准该表格. GCAP应与伙伴机构合作起草.
2. GCAP回顾: 的GARC reviews the GCAP from an institutional perspective to: 1) examine how the proposed agreement will directly contribute to the global strategy and priorities of the university; 2) identify any similar agreements; and 3) determine the proper agreement type (LOI, 谅解备忘录, AA, RSEA, 或谈判). GARC定期举行会议，审查拟议的GCAP和协议. 审查每个提案的时间各不相同. 为每一项国际协议要求留出足够的时间进行审查和跟进. 不能保证最后一分钟要求加急或立即批准. 联络OGA: globalaffairs@俄亥俄州.edu 检查待处理提案的状态.
3. 提交意向书/谅解备忘录/AA/RSEA/DDA草案: 一旦GCAP获得批准, OGA将为教师或行政领导提供协议模板，以完成并返回OGA. newbb电子平台和合作院校必须就协议的所有条款达成一致.
4. 协议审核与批准: GARC将审查协议草案，并将其转发给下一个适当的审稿人(e.g.，特别评论). 基于文件类型的审稿人和签署人见表1. 内部审查和路由的处理时间因文档类型而异. 留出足够的时间来完成这个过程.
a. 特殊的评论
i. 课程审查和批准:如果项目建议创建一个新的课程和/或项目, 将与适当的课程审批委员会进行磋商.
ii. 研究审查和批准:研究和赞助项目办公室(ORSP)将审查涉及任何研究活动的所有活动协议草案. 这些协议在获得GARC全面批准之前，必须满足ORSP所规定的要求.
表1. 文件类型、目的、审查和批准的路线以及签署人
| 文档类型 | 目的/性质 | 检查路由 | 签署 |
|---|---|---|---|
| 全球合作协议提案(GCAP) | Internal document initiating review process; required for all new/existing relationships; GARC determines agreement type | Intra-Unit; GARC | 学院或行政领导小组负责人 |
| 谅解备忘录(谅解备忘录) | University-to-University General Agreement; general statement of cooperation between 俄亥俄州 and partner institution(s) | Intra-Unit; GARC; Legal Affairs; EVPP | 总统 |
| 活动协议(AA) | University-to-University or Unit-to-Unit Activity Agreement(s); outlines details of specific collaborations and projects | Intra-Unit; GARC; Legal Affairs | 单位负责人(s); EVPP |
| 互惠学生交换协议(RSEA | 大学对大学或单位对单位的学生交换协议 | Intra-Unit; GARC; Legal Affairs; EVPP | 总统 |
| 双学位/双学位/联合学位协议 | 大学对大学或单位对单位的双学位/双学位/联合学位协议. 使用活动协议(AA)模板 | Intra-Unit; GARC; Legal Affairs; EVPP | 总统 |
签署
- 最终协议: 一旦协议最终确定并得到适当的俄亥俄州和伙伴机构当局的批准, 全球事务办公室(OGA)将准备一式两份协议原件供签字。.
- 获取签名: OGA将确保俄亥俄州有关当局(总统)的签署, 单位负责人(s), EVPP, 等.). OGA将签署的协议一式两份邮寄给合作院校签署. 合作院校签署协议正本副本后, 应保留一份副本作记录，并将另一份副本交回OGA. 如果会有正式的签字仪式, 应与OGA取得联系，以便根据俄亥俄州的议定书与总统办公室协调该活动.
- 分发签署的协议: OGA将保留完整签署的大学文件的原始协议，并将副本发送给俄亥俄州相关的学术或行政单位. OGA将确保任何相关方收到其处理的所有国际合作协议的电子副本. OGA是所有国际协定的官方存储库，并维护所有文件的电子日志.
持续管理
重要的是，负责任的俄亥俄州单位认真管理每一个国际伙伴关系. 每个单位将明确谁负责运营部分，包括项目管理, 保持通信, 资金分配, 参与者取向, 等. 此外, 每个单位还将为负责国内外项目实施的人员保留精确的联系信息. 如果在项目实施过程中出现任何困难，应咨询适当的俄亥俄管理人员(单位负责人和VPGAIS).
- 检讨现有协议: 建议在协议到期前至少六(6)个月启动审查程序，以便有足够的时间进行续约谈判, 修正案, 或终止协议.
- 协议的续签: 续签:在协议期满时(通常为五年)续签协议, 教师或行政领导必须证明合作关系如何服务于两所大学的利益，并促进了大学的全球战略目标. 全球合作协议提案(GCAP) 是否应重新提交以突出活动, 资源, 以及原协议的结果以及续签协议的短期和长期目标. 双方关系中的任何变化或新发展都必须在评估中注明. 在考虑续约时, 双方应评估达成原协议目标的有效性和进展情况. 只有活跃, 实现既定目标并为未来合作制定具体计划的富有活力的协议应该继续下去. 续签的程序与签订新协议的程序相同.
- 协议的修改: 修改协议必须由双方共同决定. 的GARC, 与全球事务厅和发起单位协调, 会否方便以书面形式修订协议. 如欲更改，请电邮至OGA globalaffairs@俄亥俄州.edu.
- 协议终止: 所有协议都必须包含终止条款，赋予任何一方在指定期限内终止协议的权利. 协议还应明确规定，在项目终止的情况下，项目将以最小的中断量结束. 学院或行政领导应填写并提交 全球合作协议终止请求表 启动终止过程.
特殊注意事项
协议语言:俄亥俄通常不执行英语和外语的合同协议，除非得到法律事务办公室的批准. 基于不准确翻译法律和非法律概念所带来的风险, 经双方签署的英文版本为双方之间具有法律约束力的正式协议. 与大学签订合同的任何一方都可以将英文版本翻译成另一种语言以供其内部使用.
国际协议的有效期通常为5年. 因此, 高校资源的长期维持和教师的参与是一个重要的考虑因素.