1. 概述

   1. 本政策规定了通过财务办公室报销零用现金以及使用部门零用现金和找零资金的程序和指导方针.

      现金控制是必要的，必须确保newbb电子平台履行其受托责任. 使用现金而不是其他支付方式并不会改变支出是否可以接受, 或不.

2. 定义

   1. 零用现金基金:由部门持有的一定数量的钱，用来制造小额的, 在正常的付款方式不符合成本效益或不合适的情况下，从当地供应商处偶然购买(紧急情况和需要现金的购买)不超过50美元.

   2. 找零资金:一个部门用来给购买商品或服务的顾客找零的一笔钱. 销售此类商品或者服务，必须事先通过适当渠道获得批准.

   3. 受托人:被授权批准部门账户支出的部门主管或预算单位经理。.

   4. 托管人:被指定管理和维护基金的部门雇员.

3. 一般的指导方针

   1. 部门可以由财务办公室报销(最好不经常使用-见部分) (D) 的政策)，或建立自己的零用现金基金(见部分) (E) (本政策).

   2. 采购的员工有责任告知供应商newbb电子平台的免税地位. An "俄亥俄州销售税豁免证书可用于此目的.

   3. newbb电子平台购物卡是比零用现金基金更好的选择. 可以找到购买卡的信息 在线.

   4. 除了校际体育零用现金基金可以用于40万系列自然账户编码的支出, 分类在费用自然账户代码系列100000的支出，禁止小额现金报销, 200000, 400000, 和900000年. 有关费用自然帐户代码的其他信息如下 网上.

4. 通过财务办公室报销

   1. 凡使用个人现金或个人支票的人士，财务处会向其发还款项(不 个人借记卡或信用卡)在正常支付方式不符合成本效益或不合适的情况下，从当地供应商处进行不超过50美元的小额附带购买(用于紧急情况或需要现金的购买).

   2. A "零用现金凭证表格必须带到供应商的网站，并必须在购买时填写. 经批准的表格, 还有原始的明细收据, 提交到会所的零用现金窗口报销.

   3. 财务处会定期向应付帐款提交凭证，记录开支.

5. 建立部门零用现金或零钱基金

   1. 一个完整的“零用现金/零钱基金“表格必须填妥并送交财务部的财务总监.

   2. 受托人、托管人必须在分配基金前指定.

   3. 在资金发放给部门之前，商定的实物保护措施必须到位.

   4. 一旦上述已完成, 这笔资金将通过支票(由托管人保管)从应付账款中发放给部门，可以在财务处的出纳窗口兑现.

6. 管理部门零用现金或零用资金

   1. 零用现金基金

      1. 部门零用现金基金可用于在正常付款方式不符合成本效益或不适当的情况下，向当地供应商进行不超过50元的小额偶然采购(用于紧急情况和需要现金的采购). 贝克中心餐饮酒精零用现金基金和校际体育零用现金基金不受50美元的限制.

      2. 这些基金中购买的现金总额和原始分项收据应始终保持在规定的数额.

      3. 该基金应至少每月结算一次，并保留记录.

      4. 这笔资金只能用于采购. 它不应该被用来收款或为销售找零, 支付服务费用, 兑现支票, 发放贷款, 或者预付旅费.

      5. 零用现金可以通过提交一份“直接付款表格(请务必指定每次购买的收费账户), 附正本分项收据, 到一般会计. 应付帐款将发给部门一张支票, 由保管人保管, 可以在会计办公室的出纳窗口兑换. 1000美元或以上的支票必须在收到支票后的营业日兑现. 少于一千元的支票可以保留以备兑现, 直到第三个工作日或手头支票金额达到或超过1000美元为止, 先到者为准.

      6. 受托人对该基金负有全权责任. 任何无法解释的差异将通过受托人解决.

   2. 改变基金

      1. 这些基金中的现金应始终保持在规定的数额.

      2. 基金每天应平衡使用，但每周至少一次，并做好记录.

      3. 这个基金应该 从来没有 用于购物、兑现支票、发放贷款或预付旅行费用.

      4. 受托人对该基金负有全权责任. 任何无法解释的差异将通过受托人解决.

   3. 基金隔离

      每笔零用现金基金和每笔零钱基金都应与所有其他现金基金分开. These funds are intended to stand alone; do 不 combine them with other cash.

7. 维护

   1. 所有零用现金至少每月结算一次，并做好记录. 下表显示零用现金余额公式(A线应该等于E线，否则就会出现资金短缺或过剩):

      A.	建立了数额:
      B.	手头现金:
      C.	手头的原始分项收据:
      D.	运输中的补充品:
      E.	总(B + C + D):
      F.	Overage (if E > A) or  (Shortage) (if E < A)

      零用现金应保持在规定的数额. 应记录短缺和过剩的情况, 所有的短缺和超支都应向总会计办公室报告, 解决, 下一个“直接支付填妥补充基金表格.

   2. 所有的找零资金应在每天使用时结清，但至少每周一次，并做好记录. 下表显示了平衡变动基金的公式(A线必须等于E线，否则销售量就会出现短缺或过剩):

      A.	建立了数额:
      B.	手头现金:
      C.	手头支票:
      D.	销售:
      E.	总(B + c - d):
      F.	Overage (if E > A) or (Shortage) (if E < A)

      变动基金应保持在既定数额不变. 任何超额或短缺都应反映在部门的下一个销售保证金中. 这是通过增加或减少存款金额的不足或超额的金额来实现的. 应记录每天的短缺和过剩情况，以便在进行审计时使用, 过剩和短缺可以被审查. 长期过剩或短缺是可能存在内部控制缺陷的一个指标.

   3. 托管人负责基金的运作和维持，并向财务主任或审计署报告任何异常活动, 风险, 和遵从性.

   4. 当托管人和受托人不可用时，建议使用备用托管人. 备用托管人的职责与托管人不在时的职责相同.

   5. 受托人负责确保资金在物理上是安全的, 向财务总监或审计署报告任何异常活动, 风险, 和遵从性, 并最终为他们承担经济责任. 这包括受托人对基金进行未经宣布的清点.

   6. 受托人和托管人(在没有后援时)应该是唯一有权使用基金的人.

   7. 对现有基金(包括托管人)的任何变更, 受托人, 基金所在地, 数量的增加或减少, 等.)应以“零用现金/零钱基金表格，并注明“已成立基金”.

   8. 控制者(或其指定人), 以及审计署, 风险, 和遵从性, 保留随时检查和审计任何零用现金或更改资金的权利.

8. 结清部门零用现金或零钱

   部门零用现金或零用资金应结清的, 请与总会计办公室联系以获取指示.

评论家

本政策的修订建议应由以下人员进行检讨:

1. 财务和行政副总裁

2. 审计、风险和合规办公室主任

3. 一般会计经理

4. 财务主管

5. 控制器

6. 应付帐款经理

表格、参考资料和历史

1. 形式

   以下表格适用于本保单:

   1. “零用现金凭证”表格以微软Excel文件的形式在线提供 http://www.OHIO.edu/finance/forms/ (你可能需要向下滚动).

   2. “直接付款”表格以Microsoft Excel文件的形式在网上提供，网址为 http://www.OHIO.edu/finance/forms/ (你可能需要向下滚动).

   3. “零用现金/零用基金”表格以微软Excel文件的形式在网上提供，网址为 http://www.OHIO.edu/finance/forms/ (你可能需要向下滚动).

   4. “俄亥俄州销售税一揽子豁免证书”以PDF文件的形式在线提供，来自 http://www.OHIO.edu/finance/forms/ (你可能需要向下滚动).

    

2. 参考文献

   下列事项与本政策有关:

   1. 政策 55.003, 采购权限:供应商选择, 个人购买, 土地及楼宇征收, 利益冲突."

   2. 购买卡信息可在网上找到 http://www.OHIO.edu/finance/purchasing/pcard/.

   3. 自然帐户代码信息可在网上找到 http://nalookup.OHIO.edu/nalookup/nalookup.

    

3. 历史

   本政策草案已分发以供审查, 他们的封面备忘录, 他们的形式, 和审稿人对它们的评论可以在 有密码保护的评论网站.

   本政策的先前版本是在:

   1. 2016年7月12日(重新格式化)

   2. 二零零五年九月十四日

   3. 2000年11月1日