1. 目的

   此政策的目的是确保一致性, 有关校友的准确信息随时可及时提供给大学内所有适当的选区. 我们的校友不需要向大学提供一次以上的信息, 他们要求限制使用信息的要求必须得到尊重. 该政策支持俄亥俄州遵守反垃圾邮件法案, 为商业电子邮件制定规则的法律, 建立商业消息的需求, 并赋予收件人让你停止给他们发邮件的权利.

2. 政策

   1. 发展服务, 在大学晋升的分工, 会否维持一个集中的正式校友档案资料库. 先期服务将确保灾后恢复计划到位, 包括在非相邻的建筑物中定期存储集中数据库文件的备份副本.
   2. 先进服务将协助单位和部门提供方便, 及时检索信息, 包括在线访问和生成邮寄列表，以便交付给newbb电子平台收发室(或其他经批准的邮局或供应商), 以及生成电子邮件列表，供代表各单位和部门的高级通信和营销(ACM)使用, 根据需要.
   3. ACM向俄亥俄工作人员和校友志愿者提供广播电子邮件服务.
   4. 先进服务不提供邮政或电子邮件邮件列表文件(例如.g. .csv或 .XLSX文件)发送给单位、部门或其他合作伙伴.
   5. 大学, 单位, 各部门不能保持独立, “影子”数据库，包括俄亥俄州大学校友的个人履历(包括邮件和电子邮件地址)和礼物数据, 电子或硬拷贝格式. 他们可能会, 并在内部使用, 直接从中央数据库生成的信息的临时工作副本.

3. 程序

   1. 一般

      1. 所有需要获取校友和捐款人信息的部门都应联系促进服务部门, 通过校园邮件, 或电邮至 advinfo@俄亥俄州.edu. 广播电子邮件服务可在网上申请 http://www.OHIO.edu/alumni/email/.
      2. 需要邮政邮件列表的单位和部门-或与校友和朋友联系的其他支持-应通过电话740-597-4300或通过电子邮件alumni@俄亥俄州与俄亥俄州校友会联络员联系.edu.

   2. Data

      各院系将与教务处合作，将收到的所有校友信息纳入中央校友记录数据库. 各部门将向先进性服务处提供支持部门活动所需的报告和数据.

   3. 更新

      各个大学, 单位, 各院系应将有意更改地址或更新个人履历的校友转介至校友关系网站, 可以通过 http://www.俄亥俄州.edu/alumni/.

      所有其他有关校友的最新资料, 包括但不限于, 传记的更新, 地址变更, 就业信息, 引起大学员工注意的问题，应立即提请促进处注意;

      1. 来自纸质笔记的信息将通过校园邮件转发.

      2. 来自电子邮件和电话信息的信息将通过电子邮件转发至 advinfo@俄亥俄州.edu.

   4. 过渡过程

      本小节描述了在此政策首次生效之前一直维护影子数据库的部门的过渡过程. 本款将在本政策的未来修订中删除, 在所有现有的影子数据库永久退役之后.

      1. 各院系将识别并与大学推进部共享所有影子数据库. 大学发展将与各系密切合作，了解数据的目的和用途，以便确定转换各种数据库的优先次序.

      2. 大学先进会将这些名单纳入校友数据库.

      3. 大学教研处会制订适当的表格及报告格式，以配合各部门的需要.

      4. d. 完成这一过程所需的时间长短将取决于数据库的质量和规模. 大学发展将为每个部门提供一个时间估计. 大学进步预计全面实施将需要大约18个月的时间.

评论家

本政策的修订建议应由以下人员进行检讨:

1. 行政人员政策检讨委员会

2. 进步的领导

3. 教务长

4. 学术院长

5. 石油保安处

6. 大学传播与市场营销

表格、参考资料和历史

1. 形式

   没有特定于此策略的表单.

2. 参考文献

   没有与此政策相关的项目.

3. 历史

   本政策草案已分发以供审查, 他们的封面备忘录, 他们的形式, 和审稿人对它们的评论可以在 有密码保护的评论网站.

   本政策的先前版本是在:

   1. 2003年3月31日.