03.015:旅游预支

状态:

批准

有效:

二零零八年十一月二十一日

由:

Frank Corris |首席采购官

认可:

凯西·克伦德尔|执行副校长兼教务长

批准:

罗德里克J. 麦克戴维斯|总统

档案副本上的签名和日期

  1. 目的

    这项政策规定向大学雇员预付旅费.

  2. 计划

    只有当大学采购卡计划不能满足大学人员的需要时，旅行办公室才会为他们提供现金预支.

    1. 可预支差旅费:

      1. 与学生团体旅游时，如有团体需要，请使用信用卡.

      2. 去不接受信用卡的偏远地区旅游.

      3. 提前准备, 在例外情况下, 对于需要长时间离开校园工作的员工. 每位员工的预支限额为500美元.

    2. 只有在旅行情况证明旅行前发放资金是合理的情况下，才发放旅费垫款, 当学校购卡不能满足旅客需求时.

    3. 每名工作人员只允许预支一次未付旅费.

    4. 旅行预支支票将在旅行日期前7个日历天内签发.

    5. 200美元以下的现金不予预支.

    6. 退还剩余的美元，并通过使用 差旅费用报表 or 直接付款表格 (视情况而定)，必须在旅行结束后的15个日历日内办理.

    7. 当旅行涉及旅行预支时，不允许快速报销旅行费用.

    8. 拖欠超过60个日历日的旅客, 在证实费用或退还剩余款项方面:

      1. 将会扣除未偿余额总额的工资;

      2. 是否没有资格获得未来的旅行预支.

  3. 政策和程序

    1. newbb电子程序

      通过填写一份表格申请预支旅费 旅行预支表格. 将填妥的表格提交采购服务部, 213A HDL中心, 旅行前至少十(10)个日历日.

    2. 批准

      该表格必须由相应的院长或规划单位负责人批准和签署, 或被任命者, 并转发给采购服务部, 213A HDL中心.

    3. 收到预付款

      支票将邮寄给旅行者或直接存入旅行者的银行账户, 根据他或她在旅行预支表上的指示. 如需直接存入旅游预支款项，旅客必须注册“工资直接存入”. 要注册，请使用 直接存款授权表格.

    4. 核算费用并返还剩余的美元

      在旅行返回后的15个日历日内，员工将:

      1. 提交一个 差旅费用报表 或者一个 直接付款表格(如适用)发送至采购服务213A HDL中心，证明所有费用，以及

      2. 退还剩余金额:

        1. 现金退款 必须 被制成 只有 到教友堂财务处领取退款收据 必须 附属于TER或DP;

        2. 退款也可以通过个人支票附在TER或DP，视情况而定.

        (请参阅 旅行预支表格 和 差旅费用报表.)

        15个日历日后, 逾期状态的通知将发送给旅行者和部门主管或主席. 直到旅行者算出所有的费用, 不会再预支旅费或报销旅费.

        60个日历日后，任何未偿余额将从员工的工资中扣除.

    5. 校际体育(“ICA”)团队旅行的例外情况

      除非在此明确修改，否则上述所有条款均适用:

      1. 团队差旅费, ICA教练组成员在他们的运动赛季中被允许多次非拖欠旅行预付款, 包括季后赛的旅行.

      2. 如果旅游预支被拖欠, 在拖欠问题解决之前，不会再预支款项.

      3. 团体旅行返回后30个日历日内, 员工将提交旅行费用报告或直接付款表(如适用)发送至采购服务213A HDL中心，证明所有费用，以及

      4. 在团体旅行返回后的15个日历日内, 员工将退还剩余的任何金额:

        1. 退款只可于教友堂财务处办理, 和 the refund receipt 必须 附属于TER或DP; or

        2. 退款可以通过个人支票附在TER或DP，视情况而定.

评论家

本政策的修订建议应由以下人员进行检讨:

  1. 总统

  2. 执行副校长兼教务长

  3. 行政工作人员

  4. 财务高级助理副总裁

  5. 商业体育副主任

  6. 政策及程序检讨委员会

表格、参考资料和历史

  1. 形式

    以下表格适用于本保单:

    1. 旅游预先表格可于以下网址索取 http://www.OHIO.edu/finance/forms.

    2. 旅行费用报告可通过 http://www.OHIO.edu/finance/forms.

    3. 直接付款表格可透过 http://www.OHIO.edu/finance/forms.

    4. 直接存款授权书可透过 http://www.OHIO.edu/hr/forms.

  2. 参考文献

    没有与此政策相关的项目.

  3. 历史

    本政策草案已分发以供审查, 他们的封面备忘录, 他们的形式, 和审稿人对它们的评论可以在 有密码保护的评论网站.

    本政策的先前版本是在:

    1. 二零零八年十一月二十一日

    2. 二零零七年六月二十七日

    3. 二三年九月二日

    4. 一九九八年五月二十日

    5. 1986年4月3日

    6. 1977年7月1日

    7. 1970年2月26日