预付费用——年终结账你需要知道的事情

当你们开始为25财年制定计划时, 你可能会在6月30日之前产生费用, 2024年必须记录在25财年. 因此，我们将审查预付费用，以及您必须如何处理这些费用的会计处理.

预付款项是指学校为预付的未来费用而支付的款项. 换句话说，预付费用是指在一个会计年度(如:年)内支付的成本.)，但货物或服务要到下一个会计年度(例如2014财年)才会收到., FY25). 作为年终结算过程的一部分，大学需要记录预付费，以便根据公认会计原则(GAAP)和政府会计准则(GASB)正确报告和披露这些金额(按要求)。. 这确保了这些费用准确反映在大学的外部年度财务报表上.

以下指导方针已实施到位，以确保在整个大学的财务系统中始终如一地处理和记录预科:

对于下列项目，发票和押金将被视为预付. 财务将审查超过25,000美元的发票，以确定是否为预付费用. 财务将计算属于每个会计年度的费用金额，并准备JET分录，通过将费用从FY24转移到FY25，将整个发票转移到不同的会计年度.

1. 发票是在FY24支付的，货物是在2024年6月30日星期日之后收到的
2. 发票在24财年支付，服务发生在2024年6月30日星期日之后.
3. 发票是在FY24支付的，因为押金大于25美元,货物/服务的付款日期为000英镑，货物/服务在星期天之后才收到, 6月30日, 2024
4. 发票是在24财年为多个日期收到的货物支付的，包括24财年和25财年
5. 发票在24财年为多个日期收到的服务支付，包括24财年和25财年日期
6. 发票是在24财年支付的, 维护, 或服务期限超过6/30/24(1)的服务协议.e., 5/1/24 – 7/31/24)

下面是一些预付发票的例子，以帮助你了解它们将如何在年底入账:

例1:设备/货物的押金或付款 -已付或部分已付(i.e., 在FY24支付押金)，但newbb电子平台直到FY25才占有设备/货物. 在24财年支付的全部金额将是预付的.
示例2:成员、维护或服务契约 -在FY24支付的FY25期间，e.g., 入会发票, 维护, 或日期为7/1/24-6/30/25的服务合同，可能需要提前付款，并在6/15/24支付. 在6/15/24支付的全部金额将是预付的.
示例3:成员关系、维护或服务契约 -在24财年支付，涵盖整个财政年度的期间.g., 入会发票, 维护, 日期为4/1/24-3/31/25的服务合同于4/1/24付款. 7月1日至3月31日的会员或维修合同计算金额将预付.
例4:旅行 -机票，酒店预订，会议登记等. 在FY24支付的直到FY25才发生的旅行将被预付.
例5:服务 -在24财年支付的服务直到25财年才出现.g., 咨询服务的发票，日期为7/1/24 - 7/31/24, 或预定日期为7/4/24的DJ服务, 但在6/30/24之前付款将是预付的.
例6:租赁 -租期为7/1/24 - 7/31/24的租期已于24财年支付.

请注意:
24财年的日期为7/1/23-6/30/24.
25财年的日期为7/1/24-6/30/25.

注:预付学费, 要转移到FY25的计算值必须大于$25,000用于提交JET条目.

请与Kris Sano联系 sanok@俄亥俄州.edu 讨论任何可能需要的预付条目.