PCard术语表

可合法记入PCard或提交报销的费用.

在同意中审核和批准用支付卡支付的费用. 审批人的职责是计划单位CFAO的正式授权，在其管理权限范围内批准大学资金的承诺或支出. 中委托了这种类型的权限 财务审批人及相关元数据(农场) 系统. 审批人权限不包括 签名权限 (代表newbb电子平台签署协议或合同并作出具有法律约束力的承诺的能力).

newbb电子平台 - Accounts Payable; 1 Oho University Drive; 雅典, Ohio 45701

计费周期是一个日历月，从每月的第一天到最后一天.

一份充分描述必要费用的报表, 合理和适当的大学业务费用.  所有费用必须支持或推进大学的目标、宗旨和使命. 在定义业务目的时, 5个“w”(为什么, 什么, 在哪里, 当, 为什么)可以帮助你创建一个文档完备的商业目的.

定义为符合下列标准的任何项目:

• 有形的个人财产和——
• 使用寿命为1年或1年以上的物品
• 一个单位采购的项目，每单位花费5000美元或更多
• 一个系统/单元在组装时符合上述标准
• 是否应更新为适当的目标代码系列741XXX

这是每个计划单位的主要财务和行政联系人，并负责确保每个计划单位的pcard程序都有适当的控制.

一个在线系统，它可以让你安排你的旅行, 提交差旅费用报告, 并更新您的PCard交易.

CFAO可以在同意newbb电子程序中分配的默认成本中心，它允许持卡人在每次创建报告时在每个同意报告的标题中填充相同的成本中心. 如果持卡人需要使用其他成本中心, 他们可以在同意报告中更改.

同意中的委托允许另一个人代表持卡人准备费用报告.

指在你的PCard上有争议的费用. 这可能是未收到的物品, 返回, 被打破了, 收费错误, 或复制, 等.

某人为满足法律规定而采取的合理步骤, 政策, 和程序, 尤指在买卖某物时.

诚信行事，并以合理的方式相信是为了大学及其非营利性或公共目的的利益，而不是自己的利益或其他个人或组织的利益.

用于简化整个大学金融交易审批管理的系统. 农场使规划单位的首席财务官及其代表能够集中维护谁可以批准各种金融系统中的交易.

在未经您事先同意或知情的情况下对您的PCard进行收费.

包含下列内容的发票、收银收据、销售单据或装箱单:

• 业务/供应商名称和位置
• 购买日期
• 所购物品说明
• 所购物品的价格
• 采购总额
• 付款方式(有时包括在内，但并非总是如此)
• 附上装箱单(如有)

主服务协议(MSA)是双方或多方同意所有各方的细节和期望的合同, 包括管辖合同的任何法律条款和条件.

万事达卡处理的每笔交易都有一个商户类别代码(MCC)。, 一个四位数的数字，表示提供服务或销售商品的企业类型. 银行利用监控条款对某些类型的采购进行分类、跟踪或限制. 供应商与他们的银行决定他们自己的MCC -newbb电子平台不控制供应商与他们的银行建立的MCC.

Maximum amount per monthly bank cycle; card will decline if the monthly limit is exceeded; Monthly cycle is based on the calendar month.

大学发行的信用卡的名称. 这张卡与newbb电子平台在银行的账户相关联, 但持卡人或部门是卡面上的指定用户.

指费用通过万事达从供应商发送到同意系统的日期. 这是持卡人在同意中看到交易的第一个日期.

进行一次购买，但将费用分成两次或两次以上的购买/交易，只是为了保持在pcard的限制内. 例如, 如果您的单笔交易限额是1美元,500美元，你想花1美元买东西,您的卡将会失效. 如果你让卖家把购买分成两次900美元的交易, 这被认为是金字塔，是一种违反政策的行为.

调度员在同意中附加必要的文件以支持费用的过程, 审查文档以确保其匹配并支持同意中的收费, 将费用分配给正确的帐号和目标代码, 并审查业务目的，以确保它充分描述了费用的性质和目的.

负责核对银行卡交易的雇员. 大多数持卡人都是自己卡片的调解人. 然而，一些持卡人选择使用代理/委托协调器.

以大学的名义和代表大学签署合同和其他书面文书，并使大学遵守义务或承诺的法定权利.

Maximum amount per purchase; typically capped at $1,500; card will decline if limit is exceeded.